Microsoft 365, Office 365 & Teams Lizenzänderungen: Mehr Flexibilität, neue Preisgestaltung

Mit Wirkung zum 1. November 2025 nimmt Microsoft wesentliche Änderungen an der Lizenzierung und Preisgestaltung von Microsoft 365, Office 365 und Teams vor. Diese Aktualisierungen sind eine Reaktion auf die wettbewerbsrechtlichen Bedenken der Europäischen Kommission bezüglich der Bündelung von Teams, aber sie kommen Kunden auf der ganzen Welt zugute, da sie mehr Auswahl, Transparenz und Integrationsmöglichkeiten bieten.

Unternehmen werden wieder die Möglichkeit haben, zwischen Microsoft 365 und Office 365 mit oder ohne Microsoft Teams zu wählen, wobei es einen deutlichen Preisunterschied zwischen den beiden Angeboten gibt. Microsoft verpflichtet sich außerdem zu Interoperabilität und Datenportabilität, um sicherzustellen, dass Kunden Lösungen von Drittanbietern integrieren und ihre Daten frei exportieren können.

Im Folgenden erläutern wir die Änderungen und was sie für Ihr Unternehmen bedeuten.

Änderungen bei Lizenzierung und Preisgestaltung

Microsoft führt wichtige Änderungen bei der Lizenzierung und Preisgestaltung für Microsoft 365, Office 365 und Teams ein, um die Flexibilität und Fairness zu erhöhen. Ab dem 1. November 2025 werden Kunden neue Optionen für die Paketierung von Teams mit Microsoft 365 sowie eine transparentere Preisstruktur erhalten:

• Wiedereinführung von Suiten mit Teams: Microsoft bietet allen Kunden weltweit wieder die Möglichkeit, Microsoft 365- und Office 365-Suites zu kaufen, die Teams im Paket enthalten. In den letzten Jahren (insbesondere in einigen Regionen) hatten Neukunden standardmäßig nur die Wahl zwischen Suiten ohne Teams. Ab dem 1. November 2025 wird die gesamte Palette der Suiten entweder mit oder ohne Teams erhältlich sein. Wenn Sie beispielsweise Office 365 E3 für ein neues Team von Mitarbeitern kaufen, können Sie sich für die Version mit Teams entscheiden oder Geld sparen, indem Sie die Version ohne Teams kaufen und vielleicht eine andere Meeting-/Chat-Lösung verwenden. Diese Änderung „maximiert die verfügbaren Optionen“: Sie können die Suite wählen, die am besten zu Ihrer Strategie der Zusammenarbeit passt. (Hinweis: Die Pläne für akademische Kunden, US-Behörden und gemeinnützige Organisationen sind von diesen Änderungen nicht betroffen und werden wie bisher angeboten).

• Neue Festpreis-„Deltas“: Um die Rückkehr der Teams-Inklusiv-Pläne zu begleiten, hat Microsoft feste Preisunterschiede (Deltas) zwischen dem Preis einer Suite mit Teams und ohne Teams festgelegt. Mit anderen Worten: Wenn Sie sich für eine Version eines Produkts ohne Teams entscheiden, kostet diese pro Benutzer einen bestimmten Betrag weniger als die Version mit eingeschlossenem Teams. Bei diesem Delta handelt es sich um die zusätzlichen Kosten für Teams in einer Subskription, die explizit ausgewiesen werden. Microsoft hat sich verpflichtet, diese Unterschiede deutlich und transparent zu machen, so dass Kunden, die sich gegen Teams entscheiden, wirklich Geld sparen. Die nachfolgende Tabelle zeigt die Mindestpreisunterschiede nach Tarifart:
• Mindestpreisunterschied (mit Teams vs. ohne Teams):

*Alle in diesem Artikel genannten Preise sind unverbindlich und dienen nur zu Informationszwecken.

In der Praxis wird zum Beispiel Office 365 E5 ohne Teams 8 € weniger pro Nutzer und Monat kosten als Office 365 E5 mit Teams. Diese Deltas werden in USD für 7 Jahre konstant gehalten (der voraussichtliche Durchsetzungszeitraum), was für Preisstabilität sorgt. Der genaue Gegenwert in anderen Währungen (EUR, GBP usw.) kann im Laufe der Zeit aufgrund der Wechselkurse schwanken, aber das Prinzip bleibt bestehen: Die Preisdifferenz wird auf der Grundlage des USD-Wertes festgelegt.

• Teams Preise für Standalone Add-Ons: Microsoft wird auch die Preise für die eigenständige Subskription von Teams entsprechend dieser Deltas anpassen. Teams als eigenständiges Produkt muss mindestens so viel kosten wie das entsprechende Delta des Pakets. Damit wird verhindert, dass der Kauf einer Suite ohne Teams und einer separaten Teams-Lizenz billiger ist als das Bundle. Konkret werden die Mindestpreise für eigenständige Teams-Pakete sein:

*Microsoft Teams Enterprise/Microsoft Teams EEA“ bezieht sich auf das eigenständige Teams für Unternehmen mit vollem Funktionsumfang, einschließlich der speziellen Version für den Europäischen Wirtschaftsraum (EEA-Version), sofern erforderlich, beide zum gleichen Preis.

Wenn ein Unternehmen also nur Teams subskribieren will, zahlt es mindestens 8 € pro Benutzer/Monat für die Enterprise-Version. Dies entspricht dem maximalen Delta für E3/E5-Pläne. Und Teams Essentials (die die wichtigsten Teams-Funktionen für kleine Unternehmen bietet) wird mindestens 3 € pro Benutzer/Monat kosten. Diese Angleichung sorgt für Fairness: Sie zahlen in etwa das Gleiche, egal ob Sie Teams als Teil einer Suite oder als Einzelprodukt kaufen.

• Globale Preisanpassungen: Microsoft führt diese Änderungen weltweit ein, nicht nur in Europa. Das bedeutet, dass die Preise für bestehende Suiten „ohne Teams“ ab dem 1. November 2025 nach unten angepasst werden, um den neuen Delta-Werten zu entsprechen, und die Preise für eigenständige Teams werden bei Bedarf nach oben angepasst. Wo auch immer Sie sich befinden, die Lizenzierung wird einheitlich sein. Dieser globale Ansatz vereinfacht die Lizenzierung und die Verhandlungen für internationale Organisationen und stellt sicher, dass jeder die beabsichtigten Einsparungen erhält, wenn er sich gegen Teams entscheidet. Microsoft hatte bereits einige Suiten ohne Teams in verschiedenen Märkten angeboten; diese werden jetzt einfach an die neue Preisstruktur angepasst.
• Frontline (F) Suite Änderungen: Obwohl die Frontline Worker Suites nicht ausdrücklich Teil der EU-Verpflichtungen waren, passt Microsoft auch die Frontline Lizenzen freiwillig an. Insbesondere wird der Preis für den Microsoft 365 F3-Tarif ohne Teams genau 1,00 € (1,07 $) unter dem Preis für den F3-Tarif mit Teams liegen, was dem Delta für diese Kategorie entspricht. Andere Frontline-Pläne (wie die F1/F3-Varianten ohne Teams) werden ihre bestehenden Unterschiede beibehalten, die ohnehin schon gering sind. Unterm Strich werden alle großen kommerziellen Suiten, von Frontline bis Enterprise, das neue Preismodell konsequent umsetzen.
• Faire Optionen für europäische Kunden: Wenn Ihr Unternehmen im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) ansässig ist, bietet Microsoft eine zusätzliche Sicherheit, dass Sie bei der Wahl einer Suite ohne Teams nicht benachteiligt werden. Kunden mit mehrjährigen Verträgen im EWR können bei ihrer jährlichen Vertragsverlängerung für die nächsten 5 Jahre (2025-2030) von einer Suite mit Teams zur entsprechenden Suite ohne Teams wechseln. Und wenn Sie wechseln, behalten Sie den Rabatt oder die Preisvereinbarung, die Sie hatten: Microsoft garantiert Ihnen, dass Sie den aktuellen Preis der neuen Suite (ohne Teams) mit demselben prozentualen Rabatt zahlen, den Sie zuvor in Anspruch genommen hatten. Außerdem wird jeder Rabatt, den Microsoft auf eine Suite mit Teams gewährt, auch für die Suite ohne Teams in gleichem Maße gewährt.

Insgesamt bieten diese Änderungen bei der Lizenzierung den Kunden eine klarere Auswahl und Kostenvorhersehbarkeit. Wenn Sie die Funktionalität von Teams benötigen, können Sie diese wie bisher im Paket erhalten. Wenn Sie eine Alternative zu Teams bevorzugen oder es für bestimmte Benutzer nicht benötigen, können Sie sich für eine günstigere Lizenzierung entscheiden, ohne für Teams zu bezahlen. Und da der Ansatz weltweit standardisiert ist, können multinationale Unternehmen ihre Lizenzierung in jeder Region leicht verstehen und planen.

Vor dem 1. November 2025 vs. Nach dem 1. November 2025

Hier ist eine Übersicht darüber, was Kunden tun können vor und nach dem 1. November 2025:

Verpflichtungen zur Interoperabilität und Datenübertragbarkeit

Ein wichtiger Teil der Vereinbarung von Microsoft (auch bekannt als Microsofts „Commitments“) mit der Europäischen Kommission ist die Erweiterung der Interoperabilität und Datenportabilität für Microsoft 365 und Teams. Diese Maßnahmen geben Kunden und Partnern mehr Flexibilität, um andere Lösungen zu integrieren und ihre Daten zu kontrollieren:

• Offenes Integrationsmodell beibehalten: Microsoft wird weiterhin Add-Ins und Integrationen von Drittanbietern für Microsoft 365 und Teams unterstützen, genau wie bisher. Das Add-In-Modell von Microsoft 365 und der AppSource-Marktplatz bleiben für Anbieter von Kommunikations- und Kollaborationslösungen offen, so dass Tools wie Zoom, Slack usw. gleichberechtigt mit Outlook, Teams und anderen Apps integriert werden können. Damit ist sichergestellt, dass Sie die von Ihrem Unternehmen bevorzugten Apps in das Microsoft 365-Ökosystem einbinden können.
• Einbettbare Office-Webanwendungen: Microsoft ermöglicht es anderen Software-Anbietern, Office-Webanwendungen (Word-, Excel-, PowerPoint-Webversionen) über das Microsoft Document Collaboration Partner Program (MDCPP) in ihre eigenen Lösungen einzubetten. In der Praxis bedeutet dies, dass Dienste von Drittanbietern die Funktionen von Microsoft zur Bearbeitung/Anzeige von Dokumenten direkt einbinden können, was einen nahtloseren plattformübergreifenden Workflow ermöglicht.
• Zugriff auf Kundendaten über APIs: Microsoft veröffentlicht neue APIs für zentrale Microsoft 365 Services, darunter Entra ID (Azure AD), Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive. Diese neuen APIs entsprechen dem, was Microsoft Teams verwendet. Damit können andere Software für die Zusammenarbeit auf Kalender, Kontakte, Dateien und andere Daten von Microsoft 365 (mit Zustimmung) zugreifen, genau wie Microsoft Teams. Für Kunden bedeutet dies, dass die von Ihnen gewählten Tools ohne Einschränkung mit Ihren Microsoft 365-Daten arbeiten können.
• Export und Migration von Teams-Daten: Um eine vollständige Datenübertragbarkeit zu gewährleisten, stellt Microsoft Tools zur Verfügung, mit denen Kunden ihre Teams-Daten exportieren können. Unternehmen können die neuen APIs für die Migration von Teams-Daten verwenden, und auch kleine Unternehmen oder einzelne Endbenutzer können ein Self-Service-Tool für den Export von Teams-Daten ohne zusätzliche Kosten nutzen. Kurz gesagt, Sie können Ihren Teams-Konversationsverlauf, Ihre Dateien und andere Informationen auf eine andere Plattform verschieben, wenn Sie das möchten. Sie behalten die Kontrolle über Ihre Daten.
• Zentralisierte Ressourcen für Entwickler: Microsoft wird ein zentrales Entwicklerportal einrichten, das all diese Interoperabilitätsressourcen (APIs, Dokumentation, Supportkanäle) an einem Ort zusammenfasst. Entwickler von anderen Softwareunternehmen – oder Ihr internes IT-Team – können dort ganz einfach die Informationen und den Support finden, die sie für die Integration oder Erweiterung von Microsoft 365 und Teams benötigen. Microsoft verpflichtet sich außerdem, diese Ressourcen im Laufe der Zeit zu pflegen, so dass es sich nicht nur um eine einmalige Aktion handelt.

Diese Verpflichtungen bedeuten mehr Freiheit und Auswahl für Kunden. Sie können vertrauensvoll eine Mischung aus Collaboration-Tools verwenden, auch von Drittanbietern, da Sie wissen, dass Microsoft 365 mit diesen integriert wird. Außerdem können Sie Ihre Daten jederzeit von Microsofts Plattformen abrufen. Im Wesentlichen geht Microsoft damit auf das Problem des „Lock-ins“ ein und stellt sicher, dass die Nutzung von Teams keine dauerhafte, einseitige Entscheidung ist, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Senkt Microsoft mit dieser Änderung tatsächlich die Preise?

In Bezug auf die Pläne „ohne Teams“: Ja. Diese Tarife werden pro Nutzer/Monat weniger kosten als die Tarife, die Teams enthalten.

Pläne mit Teams, wie Microsoft 365 E3 oder Microsoft 365 E5, werden höchstwahrscheinlich nicht teurer werden, da die CSP-Preislistenvorschau für November 2025 keine Preiserhöhungen vorsieht.

Es wird jedoch eine Preiserhöhung für Microsoft Teams Enterprise und Microsoft Teams EEA geben.

Eine Übersicht über die effektiven Preisänderungen finden Sie daher in der obigen Tabelle unter, Vor dem 1. November 2025 vs. nach dem 1. November 2025” auf der rechten Seite.

Gibt es Preisänderungen für bestehende Kunden von aktuellen Suiten und Standalone-Produkten?

Ja. Kunden, die derzeit Microsoft 365- oder Office 365-Suiten ohne Teams oder Teams Enterprise-Standalone-Produkte abonniert haben, unterliegen bei ihrer nächsten Verlängerung nach dem 1. November 2025 den oben genannten neuen Preisen. Die Preise für Microsoft 365- und Office 365-Suiten mit Teams sind von dieser Vereinbarung nicht betroffen.

Kann ich in meiner Organisation Lizenzen mit und ohne Teams mischen?

Ja. Sie können verschiedenen Benutzern unterschiedliche Lizenzen zuweisen, je nach deren Bedürfnissen. Zum Beispiel:

• Vertriebsteam: Microsoft 365 E5 mit Teams
• Finanzteam: Microsoft 365 E5 ohne Teams
  Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Kosten und Funktionalität abteilungsübergreifend zu optimieren.

Verliere ich den Zugang zu Teams, wenn ich zu einer Lizenz „ohne Teams“ wechsle?

Ja, Benutzer, die einer „ohne Teams“-Lizenz zugewiesen sind, haben keinen Zugriff auf Microsoft Teams, es sei denn, Sie erwerben eine separate Teams-Einzellizenz. Microsoft stellt jedoch sicher, dass die Preise für eigenständige Teams-Lizenzen fair und konsistent mit denen der Bundle-Lizenzen sind.

Wo wurde diese Änderung angekündigt?

Diese Änderung wurde offiziell am 12. September 2025 in diesem Microsoft-Artikel angekündigt: https://partner.microsoft.com/en-us/blog/article/evolving-our-productivity-offerings-microsoft-teams.

Was sollte ich jetzt tun?

• Überprüfen Sie die aktuelle Nutzung von Teams in allen Abteilungen.
• Identifizieren Sie Benutzer, die Teams nicht benötigen, und erwägen Sie, sie nach dem 1. November 2025 auf günstigere Lizenzen „ohne Teams“ umzustellen.
• Erwägen Sie vor dem 1. November 2025 den Kauf weiterer „mit Teams“-Lizenzen für Benutzer, die Teams benötigen, da die Preise nach dem 1. November 2025 steigen könnten (noch unklar – es gibt noch keine offiziellen Informationen).
• Wenden Sie sich an SCHNEIDER IT MANAGEMENT für eine maßgeschneiderte Beratung und Sparmöglichkeiten.