Microsoft hat in aller Stille native elektronische Signaturen in Microsoft 365 eingeführt, genannt „Microsoft eSignature“. Für viele Unternehmen wirft dies eine einfache Frage auf:
Kann Microsoft eSignature Adobe Acrobat oder DocuSign ersetzen – oder nicht?
Zusammenfassung
- Microsoft eSignature unterstützt nur einfache elektronische Signaturen (SES)
- Sie ist nicht in den Microsoft 365-Lizenzen enthalten und wird pro Anfrage abgerechnet.
- Adobe Acrobat und DocuSign bleiben für fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen erforderlich
- Alle drei Optionen können nebeneinander verwendet und in SharePoint integriert werden
- Bei Microsoft eSignature geht es um einfache Arbeitsabläufe, nicht um juristische Stärke
Die Funktionen von Microsoft eSignature
Mit Microsoft eSignature können Benutzer Dokumente direkt in Microsoft 365 anfordern, unterschreiben und speichern:
- PDFs in SharePoint (Web)
- Dokumente in Microsoft Word (Web)
Signaturen können sein:
- getippt, oder
- gezeichnet (Stylus, Touch, Maus – Einführung ab März 2026)
Alle Dokumente bleiben erhalten:
- in SharePoint,
- unter Microsoft Identität (Microsoft Entra ID),
- in Microsoft Purview Audit protokolliert.
Lizenzierung und Preisgestaltung
- Microsoft eSignature ist nicht mit einem Microsoft 365-Tarif gebündelt.
- Es erfordert:
- Abrechnung nach Aufwand (Pay-as-you-go)
- eine verknüpfte Azure Subskription
- Preis: USD 2 pro Unterschriftsanfrage*
- Kostenlose Anfragenkapazität zum Testen (bis Juni 2026):
- 5 Unterschriftsanfragen pro Tenant und Monat inklusive
Microsoft eSignature eignet sich für ein geringes bis mittleres Volumen, aber nicht für Massensignaturen.
*Die Preise in diesem Artikel dienen nur zu Informationszwecken und sind nicht bindend.
Mit Microsoft eSignature zahlen Sie nicht für rechtliches Vertrauen, sondern für folgende Vorteile:
- Identitätsbindung (interne Benutzer und externe Gäste),
- Audit-Protokollierung,
- Workflow-Bearbeitung,
- SharePoint-native Speicherung,
- keine separate Plattform oder Verträge.
USD 2 pro Anfrage sind sinnvoll, falls Folgendes zutrifft:
- Sie senden wenige Unterschriften
- Sie wollen keine neuen Tools verwenden
- Das Dokument stellt ein eher geringes rechtliches Risiko dar
Rechtsgültigkeit in der EU
Microsoft eSignature bietet einfache elektronische Signaturen (simple electronic signatures, SES) gemäß EU eIDAS.
Es kann nicht:
- fortgeschrittene elektronische Signaturen (advanced electronic signatures, AES)
- qualifizierte elektronische Signaturen (qualified electronic signatures, QES)
Die rechtliche Eignung hängt von der Art des Dokuments ab und liegt in Ihrer Verantwortung.
Lassen Sie uns diese drei Arten von Signaturen vergleichen:
| Signatur-Typ | Einfache elektronische Signatur (SES) | Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) | Qualifizierte elektronische Signatur (QES) |
| Rechtsgrundlage (EU eIDAS) | Artikel 3(10) eIDAS | Artikel 26 eIDAS | Artikel 3(12) und 25 eIDAS |
| Typisches Beispiel | Getippte oder gezeichnete Unterschrift in Microsoft 365 | Zertifikatsbasierte Signatur über Adobe oder DocuSign | Von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellte Signatur; kann in Adobe oder DocuSign verwendet werden |
| Identitätssicherung | Niedrig bis mittel | Hoch | Sehr hoch (verifizierte Identität) |
| Schutz der Integrität | Grundlegend | Starker kryptographischer Schutz | Starker kryptographischer Schutz |
| Prüfpfad | Ja (plattformbasiert) | Ja (Anbieter-verifiziert) | Ja (gesetzlich geregelt) |
| Akzeptiert in regulierten Industrien | Selten | Oft | Ja |
| Typische Anwendungsfälle | Interne Genehmigungen, risikoarme Dokumente | Verträge, Geschäftsvereinbarungen | Arbeitsverträge, regulierte Vereinbarungen |
Anwendungsfälle von Signaturen in der EU
Wann Sie welche Art von Signatur verwenden sollten:
| Signatur-Typ | Einfache elektronische Signatur (SES) | Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) | Qualifizierte elektronische Signatur (QES) |
| Interne Genehmigungen | ✅ Ja | ✅ Ja | ❌ Nicht notwendig |
| Bestätigung der internen Richtlinien | ✅ Ja | ✅ Ja | ❌ Nicht notwendig |
| Kunde unterschreibt ein Angebot | ⚠️ Riskant | ✅ Ja | ❌ Normalerweise nicht erforderlich |
| Kaufverträge (B2B) | ❌ Oft nicht | ✅ Ja | ❌ Normalerweise nicht erforderlich |
| Lieferantenverträge | ❌ Oft nicht | ✅ Ja | ❌ Normalerweise nicht erforderlich |
| NDAs | ❌ Oft nicht | ✅ Ja | ❌ Normalerweise nicht erforderlich |
| Arbeitsverträge | ❌ Nein | ⚠️ Manchmal | ✅ Ja |
| Dokumente an Behörden | ❌ Nein | ❌ Oft nicht | ✅ Ja |
| Dokumente für Banken | ❌ Nein | ⚠️ Manchmal | ✅ Oft erforderlich |
Daher sind Lösungen wie Adobe Acrobat Sign oder DocuSign immer noch sehr wichtig, insbesondere in regulierten Umgebungen oder Branchen, die höhere Signaturstandards verlangen.
Vergleich: Microsoft eSignature vs. Adobe vs. DocuSign
| Thema | Microsoft eSignature | Adobe Acrobat Pro | DocuSign Standard | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Preismodell | Bezahlung pro Unterschriftsanfrage (Pay-as-you-go) | Subskription pro User | Subskription pro User | |||
| Typischer Preis | USD 2 pro Anfrage |
ca. USD 24 pro Nutzer pro Monat |
ca. USD 25 pro Nutzer pro Monat |
|||
| Wofür Sie bezahlen | Jede gesendete Signaturanfrage | Benannte Benutzer mit Signaturrechten | Benannte Benutzer mit Signaturrechten | |||
| Volumenbegrenzungen | Keine inhärent, Bezahlung pro Nutzung | Ja, oft Obergrenze pro Benutzer | Ja, 100 Briefumschläge pro Benutzer und Jahr | |||
| Unterstützte Signaturstufen | Nur SES | SES, AES, QES | SES, AES, QES | |||
| Standard-Signaturstärke | SES | SES oder AES, konfigurierbar | SES oder AES, konfigurierbar | |||
| Upgrade-Pfad zu QES | Nicht möglich | Möglich über qualifizierte Trust Services | Möglich über qualifizierte Trust Services | |||
| Geeignet für regulierte Verträge | Nein | Ja | Ja | |||
| Am besten geeigneter Anwendungsfall | Geringes Risiko, intern, geringes Volumen | Geregelte Dokumente, höheres Vertrauen | Geregelte Dokumente, umfangreiche Arbeitsabläufe | |||
Microsoft eSignature ist kein Ersatz für Adobe oder DocuSign. Diese Lösungen können jedoch über Integrationen mit Microsoft-Lösungen wie Microsoft Word verwendet werden.
Wie die Integration in der Praxis funktioniert
Von Word für das Web:
- Registerkarte öffnen: „Einfügen“
- Klicken Sie auf „eSignature Felder“.
- Folgen Sie den Anweisungen
Von SharePoint for the web aus kann der Benutzer:
- Öffnen Sie ein PDF
- Klicken Sie auf „Signatur anfordern“.
- Folgen Sie den Anweisungen
- Das signierte Dokument wird automatisch in SharePoint zurückgeschrieben
FAQ
Warum nicht immer Adobe oder DocuSign verwenden?
Denn für viele Dokumente ist der juristische Aufwand, bzw. die separate Lizenzierung, unnötig und teuer.
Warum sollte ein externer Empfänger eine Microsoft eSignature akzeptieren?
Sie müssen oft nichts „akzeptieren“. Der SES ist rechtsgültig – er hat nur eine schwächere Beweiskraft, wenn er angefochten wird.
Ist eine gezeichnete Unterschrift gültiger als eine getippte?
Nein. Es ist nur ein optischer Unterschied.
Ist Microsoft eSignature ein Ersatz für LuxTrust?
Nein. LuxTrust bietet QES an. Microsoft tut dies nicht.
Warum bietet Microsoft dies überhaupt an?
Um die grundlegenden Reibungsverluste innerhalb von Microsoft 365 zu reduzieren und die 60-70 % der Signaturnutzungsfälle abzudecken, die nicht reguliert sind.
Schlussfolgerung
- Microsoft eSignature ist ein Basistool, aber kein universeller Ersatz für die Signaturlösungen von Adobe oder DocuSign
- Viele Organisationen zahlen bereits für Tools von Drittanbietern, obwohl diese in vielen Fällen nicht rechtlich gebraucht werden
- Der wahre Wert entsteht durch die Trennung von einfachen und regulierten Anwendungsfällen
Empfehlung
Wir empfehlen in der Regel einen hybriden Ansatz:
- Microsoft eSignature für einfache, interne, risikoarme Fälle
- Adobe oder DocuSign, wenn Rechtssicherheit erforderlich ist (was bei der Kommunikation mit externen Empfängern häufig der Fall ist)
Wenden Sie sich an unsere Lizenzexperten, um Ihre Lizenzierung verlagsübergreifend zu optimieren, damit Sie bei Bedarf rechtssicher unterschreiben und gleichzeitig Kosten sparen können.
Quellen
Produktseite: https://adoption.microsoft.com/en-us/document-processing/esignature/.
Überblick über eSignature: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/documentprocessing/esignature-overview.
Informationen über kostenlose eSignature-Kapazitäten: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/documentprocessing/promo-syntex.
Richten Sie Pay-as-you-go für die Dokumentenverarbeitung ein: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/documentprocessing/syntex-azure-billing.
Wie man eSignature einrichtet: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/documentprocessing/esignature-setup.
eSignature in Microsoft Word: https://youtu.be/1S8HDKYPIA4?si=HNPCAidwh3kZzZwI.