Ab dem 15. November 2025 beginnt Exchange Online mit der öffentlichen Vorschau einer neuen Funktion zur automatischen Archivierung, mit der die ältesten E-Mails automatisch in ein Archiv verschoben werden, sobald ein Postfach 96 % seiner Speicherquote erreicht hat. Diese proaktive Bereinigung arbeitet mit der bestehenden zeitbasierten Archivierung zusammen, um zu verhindern, dass Postfächer an ihre Grenzen stoßen (z.B. aufgrund großer Anhänge oder von Künstlicher Intelligenz (KI) generierter Inhalte). Die Funktion befindet sich derzeit in einem privaten Test mit ausgewählten Kunden und wird voraussichtlich im Januar 2026 für alle Exchange Online-Nutzer allgemein verfügbar sein.
Was ist die automatische Exchange Online-Archivierung?
Die automatische Archivierung von Exchange Online ist eine Funktion zur automatischen Verwaltung von Postfächern. Sie überwacht den Postfachspeicher und verschiebt die ältesten E-Mails aus dem primären Postfach in das Archivpostfach, wenn die Auslastung 96% des Kontingents überschreitet. Dieser Vorgang erfolgt automatisch und überträgt nur ältere E-Mails (sie werden nicht gelöscht). Durch das Verschieben älterer Nachrichten in das Archiv sorgt die Funktion dafür, dass im primären Posteingang Platz für neue E-Mails bleibt. Dies ergänzt die bestehende zeitbasierte E-Mail-Aufbewahrung (die Objekte nach einem bestimmten Zeitraum archiviert) um ein kapazitätsbasiertes Sicherheitsnetz. Die automatische Archivierung greift ein , bevor das Postfach vollständig gefüllt ist, so dass die Benutzer nicht die Möglichkeit verlieren, E-Mails zu senden oder zu empfangen, weil das Postfach voll ist.
Wesentliche Merkmale
- Automatischer Auslöser bei 96%: Das System überwacht kontinuierlich die Nutzung der einzelnen Postfächer. Wenn ein Postfach 96% seiner Speicherkapazität erreicht, wird der automatische Archivierungsprozess eingeleitet. Dieser Schwellenwert dient als Puffer, um zu verhindern, dass 100% erreicht werden, wodurch der Posteingang/-ausgang gestoppt würde.
- Älteste E-Mails werden zuerst verschoben: Diese Funktion zielt zuerst auf die ältesten Nachrichten im Postfach ab. Diese E-Mails werden in das Online-Archiv-Postfach des Benutzers verschoben, wobei die gleiche Ordnerstruktur beibehalten wird, damit Sie sie leicht wiederfinden können. Die E-Mails bleiben im Archiv zugänglich und durchsuchbar, werden aber nicht mehr auf das Kontingent des primären Postfachs angerechnet.
- Vermeidet E-Mail-Unterbrechungen: Durch die automatische Freigabe von Speicherplatz werden Unterbrechungen des E-Mail-Flusses vermieden. Es ist unwahrscheinlicher, dass Benutzer mit geplatzten Nachrichten konfrontiert werden oder aufgrund eines vollen Postfachs keine E-Mails versenden können. Dies ist besonders hilfreich, wenn sich ein Postfach durch große Anhänge oder eine Flut von KI-generierten Inhalten schnell füllt.
- Funktioniert mit zeitbasierter Archivierung: Die neue Funktion Automatische Archivierung ergänzt bestehende Archivierungsrichtlinien. Sie ersetzt nicht Ihre Standardeinstellungen für die Aufbewahrung (z.B. „nach 2 Jahren ins Archiv verschieben“), sondern bietet eine zusätzliche Schutzschicht. Wenn Ihr Postfach zu schnell wächst (bevor die zeitbasierte Richtlinie Objekte verschiebt), greift die automatische Archivierung ein, um Objekte zu verschieben und Ihr Postfach vor Überfüllung zu schützen.
- Transparent für die Benutzer: Die automatische Archivierung erfolgt im Hintergrund. Abgesehen davon, dass ältere E-Mails nun im Postfachbereich Archiv erscheinen, müssen die Benutzer nichts unternehmen. Alle migrierten E-Mails verbleiben im Archiv mit ihrer ursprünglichen Ordnerorganisation, und alles bleibt wie gewohnt vollständig durchsuchbar und in Outlook verfügbar.
Lizenzierung
Die Funktion zur automatischen Archivierung ist Teil des Exchange Online-Dienstes und nutzt das vorhandene Archivpostfach, das in Ihrem Plan enthalten ist.
- Exchange Online Plan 1 umfasst ein 50 GB großes Archivpostfach.
- Exchange Online Plan 2 umfasst ein 100 GB großes Archivpostfach.
Diese Größenbeschränkungen für das Archiv bleiben mit der neuen Funktion unverändert – die automatische Archivierung hilft Ihnen lediglich dabei, diesen Speicherplatz optimal zu nutzen. Für die automatische Archivierung ist keine separate Lizenz erforderlich. Sie funktioniert automatisch für jedes Postfach, in dem die Archivierung aktiviert ist (unter einem berechtigten Exchange Online-Plan). Bei detaillierten Lizenzfragen oder komplexen Szenarien empfehlen wir Ihnen, sich von SCHNEIDER IT MANAGEMENT beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Konfiguration für Ihr Unternehmen haben.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ist Auto-Archiving jetzt weltweit standardmäßig aktiviert?
Noch nicht, aber ab Januar 2026 ja. Die Einführung erfolgt schrittweise:
Aktueller Status:
Auto-Archiving befindet sich ab dem 15. November 2025 in der öffentlichen Vorschau. Das bedeutet, es ist für Organisationen verfügbar, die am Vorschauprogramm teilnehmen.
Allgemeine Verfügbarkeit:
Microsoft plant, die Funktion im Januar 2026 für alle Exchange Online-Mandanten allgemein verfügbar zu machen. Ab diesem Zeitpunkt wird sie standardmäßig für Postfächer aktiviert, die die Voraussetzungen erfüllen (Archivpostfach bereitgestellt und ELC aktiviert).
Muss ich als Administrator die Auto-Archiving-Funktion aktivieren?
Nein, Sie müssen Auto-Archiving in der Regel nicht manuell aktivieren – es wird ab Januar 2026 standardmäßig für Postfächer aktiviert, die folgende Bedingungen erfüllen:
– Das Postfach hat ein Archivpostfach bereitgestellt (unter einem berechtigten Exchange Online-Plan).
– ELC (Exchange Lifecycle) Verarbeitung ist für das Postfach aktiv.
– Das Postfach erreicht den Schwellenwert (Standard: 96 % des Kontingents).
Erfordert Auto-Archiving ein bereitgestelltes Archivpostfach?
Ja. Auto-Archiving funktioniert nur, wenn für den Benutzer bereits ein Archivpostfach aktiviert ist. Es erstellt keine Archivpostfächer automatisch.
Was passiert, wenn das Archivpostfach voll ist?
Wenn das Archivpostfach voll ist und die automatische Erweiterung nicht aktiviert wurde, kann Auto-Archiving keine Elemente verschieben. Dies kann zu Unterbrechungen im Mailfluss führen. Wir empfehlen, die automatische Erweiterung für Benutzer zu aktivieren, um dieses Szenario zu vermeiden.
Überschreibt Auto-Archiving bestehende Aufbewahrungs- oder Löschrichtlinien?
Nein. Auto-Archiving ändert keine Lösch- oder Aufbewahrungsrichtlinien. Es verschiebt nur Elemente ins Archiv, um eine Sperre durch das Postfachkontingent zu verhindern.
Kann Auto-Archiving für bestimmte Postfächer oder den gesamten Mandanten deaktiviert werden?
Ja. Administratoren können Auto-Archiving pro Postfach deaktivieren mit PowerShell:
Set-Mailbox <user-smtp-address> -AutoArchivingEnabled $false
Um den Schwellenwert organisationsweit anzupassen oder zu deaktivieren:
Set-OrganizationConfig –AutoArchivingThresholdPercentage <value>
Gültiger Bereich: 80–100 (Standard: 96). Wenn der Schwellenwert auf 100 gesetzt wird, wird Auto-Archiving für den gesamten Mandanten deaktiviert.
Wie können Administratoren die Auto-Archiving-Aktivität überwachen?
Detaillierte Diagnosen sind über Exchange Online PowerShell verfügbar:
Export-MailboxDiagnosticLogs -Identity <user> -ComponentName MRM
Protokolle enthalten Elementanzahl, Gesamtgröße und Auslöserdetails für Audits und Transparenz.
Respektiert Auto-Archiving „Nie ins Archiv verschieben“-Tags?
Ja. Elemente oder Ordner mit dem Tag „Nie ins Archiv verschieben“ werden nicht verschoben.
Funktioniert Auto-Archiving, wenn die ELC-Verarbeitung deaktiviert ist?
Nein. Auto-Archiving erfordert, dass die ELC-Verarbeitung für das Postfach aktiviert ist.
Weitere Informationen
Weitere Einzelheiten und häufig gestellte Fragen zu dieser neuen Funktion finden Sie in der offiziellen Ankündigung und den FAQ: https://techcommunity.microsoft.com/blog/exchange/auto-archiving-for-exchange-online/4459735.
Unsere Microsoft-Seite finden Sie unter: https://www.schneider.im/de/software/microsoft.
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