À compter du 15 novembre 2025, Exchange Online lance en avant-première publique une nouvelle fonctionnalité d’archivage automatique qui déplace automatiquement les courriels les plus anciens vers une archive dès qu’une boîte aux lettres atteint 96 % de son quota de stockage. Ce nettoyage proactif fonctionne parallèlement à l’archivage existant basé sur le temps pour empêcher les boîtes aux lettres d’atteindre leurs limites (par exemple, en raison de pièces jointes volumineuses ou de contenu généré par l’intelligence artificielle (IA)). Cette fonctionnalité fait actuellement l’objet d’un test privé auprès de certains clients et devrait être disponible pour tous les utilisateurs d’Exchange Online en janvier 2026.
Qu’est-ce que l’archivage automatique d’Exchange Online ?
L’archivage automatique d’Exchange Online est une fonction de gestion automatique des boîtes aux lettres. Elle surveille le stockage des boîtes aux lettres et, lorsque l’utilisation dépasse 96 % du quota, elle déplace les courriels les plus anciens de la boîte aux lettres principale vers la boîte aux lettres d’archivage. Ce processus se déroule automatiquement et ne fait que transférer les anciens messages (il ne les supprime pas). En déplaçant les messages vieillissants vers les archives, la fonction garantit que la boîte de réception principale dispose de l’espace nécessaire pour les nouveaux messages. Elle complète la conservation des messages basée sur la durée (qui archive les éléments après une période donnée) en ajoutant un filet de sécurité basé sur la capacité. L’archivage automatique intervient avant que la boîte aux lettres ne soit complètement saturée, de sorte que les utilisateurs ne perdent pas la possibilité d’envoyer ou de recevoir des messages à cause d’une boîte aux lettres saturée.
Caractéristiques principales
- Déclenchement automatique à 96 % : Le système surveille en permanence l’utilisation de chaque boîte aux lettres. Lorsqu’une boîte aux lettres atteint 96 % de sa capacité de stockage, le processus d’archivage automatique se déclenche. Ce seuil sert de tampon pour éviter d’atteindre 100 %, ce qui arrêterait le courrier entrant/sortant.
- Les messages les plus anciens sont déplacés en premier : Cette fonction cible d’abord les messages les plus anciens de la boîte aux lettres. Ces messages sont déplacés dans la boîte aux lettres Online Archive de l’utilisateur, tout en conservant la même structure de dossier pour faciliter la consultation. Les messages restent accessibles et consultables dans les archives, mais ne comptent plus dans le quota de la boîte aux lettres principale.
- Évite les interruptions de courrier électronique : En libérant automatiquement de l’espace, il évite les interruptions du flux de courrier électronique. Les utilisateurs sont moins susceptibles d’être confrontés à des messages rebondis ou à l’impossibilité d’envoyer des courriels en raison d’une boîte aux lettres pleine. Cela est particulièrement utile si une boîte aux lettres se remplit rapidement en raison de pièces jointes volumineuses ou d’un afflux de contenu généré par l’IA.
- Fonctionne avec l’archivage basé sur le temps : La nouvelle fonction d’archivage automatique complète les politiques d’archivage existantes. Elle ne remplace pas vos paramètres de conservation standard (par exemple, « déplacer vers l’archive après 2 ans »), mais ajoute une couche de protection supplémentaire. Si votre boîte aux lettres croît trop rapidement (avant que la politique basée sur le temps ne déplace les éléments), l’archivage automatique interviendra pour déplacer les éléments et protéger votre boîte aux lettres d’une saturation.
- Transparent pour les utilisateurs : L’archivage automatique se fait en arrière-plan. Les utilisateurs n’ont aucune action à effectuer, si ce n’est de remarquer que les anciens courriels apparaissent désormais dans la zone de la boîte aux lettres Archives. Tous les e-mails migrés restent dans l’archive avec leur organisation de dossiers d’origine, et tout reste entièrement consultable et disponible dans Outlook comme d’habitude.
Licenses
La fonction d’archivage automatique est incluse dans le service Exchange Online et utilise la boîte aux lettres d’archivage existante fournie avec votre plan.
- Le plan Exchange Online 1 comprend une boîte aux lettres d’archivage de 50 Go.
- Le plan Exchange Online 2 comprend une boîte aux lettres d’archivage de 100 Go.
Ces limites de taille d’archive restent inchangées avec la nouvelle fonctionnalité – l’archivage automatique vous aide simplement à utiliser au mieux cet espace. Aucune licence distincte n’est nécessaire pour l’archivage automatique ; il fonctionnera automatiquement pour toute boîte aux lettres dont l’archivage est activé (dans le cadre d’un plan Exchange Online éligible). Pour toute question d’ordre Licensing ou scénario complexe, il est recommandé de demander l’avis d’un expert de SCHNEIDER IT MANAGEMENT afin de s’assurer que vous avez la bonne configuration pour votre organisation.
Foire aux questions (FAQ)
L’Auto-Archiving est-il activé par défaut dans le monde entier maintenant ?
Pas encore, mais à partir de janvier 2026, oui. Le déploiement se fait par étapes :
Statut actuel :
L’Auto-Archiving est en aperçu public à partir du 15 novembre 2025. Cela signifie qu’il est disponible pour les organisations qui participent au programme d’aperçu.
Disponibilité générale :
Microsoft prévoit de rendre la fonctionnalité généralement disponible en janvier 2026 pour tous les clients Exchange Online. À ce moment-là, elle sera activée par défaut pour les boîtes aux lettres qui répondent aux exigences (boîte d’archive provisionnée et ELC activé).
Dois-je, en tant qu’administrateur, activer la fonctionnalité Auto-Archiving ?
Non, vous n’avez généralement pas besoin d’activer manuellement l’Auto-Archiving – elle sera activée par défaut à partir de janvier 2026 pour les boîtes aux lettres qui remplissent ces conditions :
– La boîte aux lettres dispose d’une boîte d’archive provisionnée (activée dans un plan Exchange Online éligible).
– Le traitement ELC (Exchange Lifecycle) est actif pour la boîte aux lettres.
– La boîte aux lettres atteint le seuil (par défaut : 96 % du quota).
L’Auto-Archiving nécessite-t-il une boîte d’archive provisionnée ?
Oui. L’Auto-Archiving fonctionne uniquement si une boîte d’archive est déjà activée pour l’utilisateur. Il ne crée pas automatiquement de boîtes d’archive.
Que se passe-t-il si la boîte d’archive est pleine ?
Si la boîte d’archive est pleine et que l’extension automatique n’est pas activée, l’Auto-Archiving ne peut pas déplacer les éléments. Cela peut entraîner une interruption du flux de messagerie. Nous recommandons d’activer l’extension automatique pour éviter ce scénario.
L’Auto-Archiving remplace-t-il les stratégies de rétention ou de suppression existantes ?
Non. L’Auto-Archiving ne modifie pas les stratégies de suppression ou de rétention. Il déplace uniquement les éléments vers l’archive pour éviter le blocage dû au quota de la boîte aux lettres.
Peut-on désactiver l’Auto-Archiving pour certaines boîtes aux lettres ou pour tout le tenant ?
Oui. Les administrateurs peuvent désactiver l’Auto-Archiving par boîte aux lettres avec PowerShell :
Set-Mailbox <user-smtp-address> -AutoArchivingEnabled $false
Pour ajuster ou désactiver le seuil au niveau de l’organisation :
Set-OrganizationConfig –AutoArchivingThresholdPercentage <value>
Plage valide : 80–100 (par défaut : 96). Si le seuil est fixé à 100, l’Auto-Archiving sera désactivé pour tout le tenant.
Comment les administrateurs peuvent-ils surveiller l’activité Auto-Archiving ?
Des diagnostics détaillés sont disponibles via Exchange Online PowerShell :
Export-MailboxDiagnosticLogs -Identity <user> -ComponentName MRM
Les journaux incluent le nombre d’éléments, la taille totale et les détails de déclenchement pour l’audit et la transparence.
L’Auto-Archiving respecte-t-il les balises « Ne jamais déplacer vers l’archive » ?
Oui. Les éléments ou dossiers marqués « Ne jamais déplacer vers l’archive » ne seront pas déplacés.
L’Auto-Archiving fonctionne-t-il si le traitement ELC est désactivé ?
Non. L’Auto-Archiving nécessite que le traitement ELC soit activé pour la boîte aux lettres.
Plus d’informations
Pour plus de détails et une foire aux questions sur cette nouvelle fonctionnalité, veuillez vous référer à l’annonce officielle et à la FAQ : https://techcommunity.microsoft.com/blog/exchange/auto-archiving-for-exchange-online/4459735.
Pour notre page Microsoft, veuillez consulter: https://www.schneider.im/fr/logiciels/microsoft.
N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir des services d’experts sur vos besoins spécifiques en matière de logiciels Microsoft et de services en ligne et pour demander un devis dès aujourd’hui.
