Microsoft FindTime est un Add-in gratuit pour Microsoft Outlook destiné à programmer et à planifier des réunions. La programmation de réunions requiert souvent beaucoup de votre temps comme vous devez appeler les participants d’une réunion, leur demander de vérifier leurs calendriers et de vous faire connâitre leurs disponibilités. Microsoft FindTime vous assiste dans cette tâche et vous permet ainsi de vous concentrer sur des choses plus importantes.
La seule condition préalable pour l’utilisation de Microsoft FindTime est un abonnement Microsoft Office 365:
- Une fois installé, il vous suffit d’insérer un “Poll” (un vote) Microsoft FindTime dans un courriel et Microsoft FindTime va immédiatement vérifier si vos collaborateurs seront disponibles ou non, sur base de leur calendrier. Les personnes à l’extérieur de votre entreprise seront affichées en gris.
- Les personnes invitées recevront un lien qui leur permet de voter pour leur(s) date(s) préférée(s). Ces personnes n’ont besoin que d’un programme de courriel et d’un web browser. Elles sont dirigées vers la page web de Microsoft FindTime où elles peuvent choisir les dates et heures de réunion préférés, voir les préférences des autres participants et même proposer des alternatives.
- Vous pouvez choisir l’option “auto-schedule” qui enverra automatiquement des invitations après que tous les participants ont enregistré leur vote. Alternativement, vous pouvez programmer la réunion de façon manuelle.
- Vous avez l’option de créer des Online Meetings (en utilisant Microsoft Skype for Business) ou des réunions dans des localités différentes.
- Vous pouvez choisir de recevoir des notifications dès qu’un invité a déposé son vote.
- Et vous avez la possibilité de laisser Microsoft FindTime réserver des plages dans votre propre calendrier pour chaque date et heure proposée. Dès que la réunion sera fixée, ces réservations seront enlevées de façon automatique.
