Avec effet au 16 avril 2025, CodeTwo introduit une nouvelle fonctionnalité dans son complément Microsoft Outlook qui permet de modifier dynamiquement les signatures d’e-mails en fonction de l’expéditeur et du destinataire.
Qu’est-ce que CodeTwo Outlook Signatures ?
CodeTwo Outlook Signatures est un outil puissant qui permet aux entreprises de gérer et d’automatiser les signatures d’e-mails pour tous les appareils et clients de messagerie. En centralisant la gestion des signatures d’e-mails, il assure la cohérence de l’image de marque et la conformité aux politiques de l’entreprise.
Caractéristiques principales
- Signatures dynamiques : Modifiez automatiquement les signatures en fonction de l’expéditeur et du destinataire de l’e-mail.
- Compatibilité : Fonctionne avec toutes les versions modernes d’Outlook, y compris Mac, Outlook sur le Web et les applications mobiles.
- Configuration facile : Processus de configuration simple qui ne prend qu’une minute.
- Géré de manière centralisée : En tant qu’administrateur, vous pouvez gérer les signatures à l’échelle de l’entreprise.
Cas d’utilisation
- Communication interne : Si vous envoyez des e-mails au sein de votre entreprise, la signature peut être mise à jour automatiquement et inclure les coordonnées internes et les liens internes pertinents.
- Communication externe : Pour les e-mails envoyés à des destinataires externes, la signature peut être modifiée de manière à inclure des informations de contact externes, des messages marketing et des clauses de non-responsabilité.
- Boîtes aux lettres communes : Si vous utilisez des boîtes aux lettres communes ou des adresses alias, la signature peut être mise à jour pour refléter l’identité commune et assurer une communication cohérente.
Nouvelle fonction : Mise en cache
La dernière version du complément CodeTwo Outlook inclut désormais une fonction de mise en cache des signatures, ce qui permet de les insérer plus rapidement. Le module complémentaire met à jour le cache toutes les 15 minutes afin de s’assurer que vos signatures restent à jour.
Licence
La licence de CodeTwo Outlook Signatures est accordée par utilisateur et par mois. Vous pouvez choisir entre un abonnement annuel et un abonnement mensuel, l’abonnement annuel étant ~10% moins cher.
FAQ
Comment activer les signatures dynamiques basées sur les destinataires ?
Connectez-vous à l’application « Signatures », ouvrez n’importe quelle règle de signature Outlook (côté client) pour la modifier et utilisez la nouvelle étape appelée « Recipients » pour définir des conditions ou des exceptions pour votre règle.
Puis-je utiliser ma signature personnelle si j’envoie des e-mails depuis une boîte aux lettres commune ?
Oui. Assurez-vous que le paramètre du module complémentaire « Change CodeTwo Outlook signatures to match the email address in the From field » est vraiment désactivé.
Quelle signature est ajoutée dans Outlook lorsque j’envoie des e-mails à plusieurs destinataires ?
Le module complémentaire CodeTwo vérifie les destinataires en fonction de vos règles de signature Outlook (côté client) et insère la signature de la première règle dont les conditions sont remplies.
CodeTwo traite-t-il les e-mails envoyés entre plusieurs domaines de mon locataire Microsoft 365 comme étant internes ?
Oui. Les e-mails échangés entre les domaines ajoutés à votre locataire reçoivent la signature interne.
À quelle fréquence le cache du module complémentaire Outlook est-il mis à jour ?
Le module complémentaire actualise le cache toutes les 15 minutes. Les utilisateurs finaux peuvent forcer une mise à jour du cache en insérant manuellement une signature via la fenêtre du module complémentaire.
Plus d’informations
Annonce : https://www.codetwo.com/blog/dynamic-outlook-signatures/.
Page du produit : https://www.codetwo.com/email-signatures/.
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