Mit Wirkung zum 16. April 2025 führt CodeTwo eine neue Funktion in seinem Microsoft Outlook Add-In ein, mit der sich E-Mail-Signaturen dynamisch in Abhängigkeit von Absender und Empfänger ändern lassen.
Was sind CodeTwo Outlook Signaturen?
CodeTwo Outlook Signaturen ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Unternehmen E-Mail-Signaturen für alle Geräte und E-Mail-Clients verwalten und automatisieren können. Durch die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen sorgt es für ein einheitliches Branding und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien.
Wesentliche Merkmale
- Dynamische Signaturen: Ändern Sie Signaturen automatisch je nach Absender und Empfänger der E-Mail.
- Kompatibilität: Funktioniert mit allen modernen Versionen von Outlook, einschließlich Mac, Outlook im Web und mobilen Apps.
- Einfache Einrichtung: Einfacher Konfigurationsprozess, der nur eine Minute dauert.
- Zentral verwaltet: Als Administrator können Sie Signaturen unternehmensweit verwalten.
Anwendungsfälle
- Interne Kommunikation: Wenn Sie E-Mails innerhalb Ihres Unternehmens versenden, kann die Signatur automatisch aktualisiert werden und interne Kontaktdaten und relevante interne Links enthalten.
- Externe Kommunikation: Bei E-Mails, die an externe Empfänger gesendet werden, kann die Signatur so geändert werden, dass sie externe Kontaktinformationen, Marketingnachrichten und Haftungsausschlüsse enthält.
- Gemeinsame Postfächer: Wenn Sie gemeinsame Postfächer oder Alias-Adressen verwenden, kann die Signatur aktualisiert werden, um die gemeinsame Identität widerzuspiegeln und eine konsistente Kommunikation zu gewährleisten.
Neue Funktion: Outlook Add-in-Cache
Die neueste Version des CodeTwo Outlook Add-in enthält jetzt auch eine Cache-Funktion für Signaturen, so dass diese schneller eingefügt werden können. Das Add-in aktualisiert den Cache alle 15 Minuten, um sicherzustellen, dass Ihre Signaturen auf dem neuesten Stand bleiben.
Lizenzierung
Die Lizenzierung von CodeTwo Outlook Signatures erfolgt pro Benutzer und Monat. Sie können zwischen einer jährlichen und einer monatlichen Subskription wählen, wobei die jährliche Subskription ~10% günstiger ist.
FAQ
Wie aktiviere ich dynamische Signaturen auf der Basis von Empfängern?
Melden Sie sich bei der App „Signatures“ an, öffnen Sie eine beliebige Outlook (clientseitige) Signaturregel zur Bearbeitung und verwenden Sie den neuen Schritt namens „Recipients“, um Bedingungen oder Ausnahmen für Ihre Regel zu definieren.
Kann ich meine persönliche Signatur verwenden, wenn ich E-Mails aus einem gemeinsamen Postfach versende?
Ja. Vergewissern Sie sich, dass die Add-In-Einstellung „Change CodeTwo Outlook signatures to match the email address in the From field“ wirklich deaktiviert ist.
Welche Signatur wird in Outlook hinzugefügt, wenn ich E-Mails an mehrere Empfänger sende?
Das CodeTwo-Add-In überprüft die Empfänger anhand Ihrer Outlook (clientseitigen) Signaturregeln und fügt die Signatur der ersten Regel ein, deren Bedingungen erfüllt sind.
Behandelt CodeTwo E-Mails, die zwischen mehreren Domains in meinem Microsoft 365 Tenant gesendet werden, als intern?
Ja. E-Mails, die zwischen Domänen ausgetauscht werden, die Ihrem Tenant hinzugefügt wurden, erhalten die interne Signatur.
Wie oft wird der Cache des Outlook Add-Ins aktualisiert?
Das Add-In aktualisiert den Cache alle 15 Minuten. Endbenutzer können eine Cache-Aktualisierung erzwingen, indem sie manuell eine Signatur über das Add-in-Fenster einfügen.
Weitere Informationen
Ankündigung: https://www.codetwo.com/blog/dynamic-outlook-signatures/.
Produktseite: https://www.codetwo.com/email-signatures/.
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