Microsoft FindTime für Microsoft Outlook

Microsoft FindTime ist ein kostenloses Add-in für Microsoft Outlook zur Terminplanung. Termine zu planen und zu vereinbaren kann sehr zeitaufwändig sein, da Sie Anrufe tätigen, sich mit anderen Teilnehmern abstimmen und Ihre Kalender überprüfen müssen. Microsoft FindTime unterstützt Sie in diesem Prozess, damit Sie mehr Zeit haben, um sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren.

Das einzige, was Ihre Organisation benötigt, um Microsoft FindTime nutzen zu können ist eine Microsoft Office 365 Subscription:

  • Einmal installiert, fügen Sie einfach eine Microsoft FindTime Umfrage in eine Email ein und Microsoft FindTime prüft automatisch basierend auf deren Kalendern, ob andere Teilnehmer Ihrer Organisation verfügbar sind oder nicht. Externe Teilnehmer erscheinen in grau.
  • Eingeladene Teilnehmer erhalten dann einen Link, wo sie für die unterschiedlichen Terminvorschläge abstimmen können. Die eingeladenen Personen benötigen dazu lediglich eine Emailadresse und einen Internetbrowser. Sie werden auf die Microsoft FindTime Webseite weitergeleitet und können dort ihre bevorzugten Zeitpunkte auswählen, sehen, wie andere Teilnehmer abgestimmt haben und sogar eigene Alternativen vorschlagen.
  • Sie können die Option “Auto Schedule” auswählen, dann sendet Microsoft FindTime automatisch Microsoft Outlook Besprechungsanfragen nachdem alle erforderlichen Teilnehmer abgestimmt haben. Alternativ können Sie die Termine auch manuell erstellen.
  • Es besteht neben der Eingabe von individuellen Orten auch die Möglichkeit Online Meetings zu erstellen (Integration von Microsoft Skype for Business).
  • Auf Wunsch erhalten Sie Benachrichtigungen sobald jemand abgestimmt hat.
  • Darüber hinaus erhalten Sie die Möglichkeit, dass Microsoft FindTime für jede der vorgeschlagenen Alternativen ein “Hold” in Ihren Microsoft Outlook Kalender legt. Sobald ein Termin festgelegt wurde, werden diese “Holds” automatisch wieder aus Ihrem Kalender entfernt.

Für weitere Informationen über Microsoft FindTime besuchen Sie bitte die Seite: https://findtime.microsoft.com/.

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